Grassroot IT ist ein Konzept, mit dem Organisationen das Fachwissen ihrer Mitarbeiter in nutzbare Anwendungen überführen und deren gesamten Lebenszyklus verantwortlich gestalten können. Es verbindet die praktische Entwicklung mit einem professionellen Betrieb und den Anforderungen der Organisation.
Ausgangspunkt sind die Aufgaben im Fachbereich: eine Auswertung in Microsoft Excel, eine Anwendung in Microsoft Access, ein automatisierter Arbeitsablauf oder ein mit künstlicher Intelligenz entwickelter Prototyp. Grassroot IT gibt dafür eine gemeinsame Arbeitsweise mit nachvollziehbaren Entscheidungen, geeigneten Methoden und klarer Verantwortung vor.
Zwei Grundwerte für jede Entscheidung
Wertbeitrag bedeutet, daß eine Anwendung einen nachvollziehbaren Nutzen für die Organisation liefern soll. Dazu gehören beispielsweise verläßlichere Ergebnisse, kürzere Bearbeitungszeiten oder weniger manuelle Übertragungen. Aufwand, Abhängigkeiten und mögliche nachteilige Folgen werden in die Bewertung einbezogen. Der erwartete Nutzen wird später mit der tatsächlichen Wirkung verglichen.
Regelkonformität bedeutet, daß die für die Anwendung maßgeblichen Vorgaben berücksichtigt und ihre Einhaltung nachvollziehbar belegt werden. Das betrifft gesetzliche und aufsichtliche Anforderungen ebenso wie interne Richtlinien, Informationssicherheit, Datenschutz und fachliche Kontrollregeln. Welche Vorgaben gelten, muß für die jeweilige Organisation und Anwendung bestimmt werden.
Der Lebenszyklus als organisatorische Klammer
Das Lebenszyklusmanagement beginnt beim Bedarf. Zunächst werden die Aufgabe, der erwartete Nutzen und vorhandene Alternativen geklärt. Danach folgen Entwicklung oder Übernahme, Prüfung und Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung sowie schließlich Ablösung und Außerbetriebnahme. In jeder Phase werden das erwartete Ergebnis, ein Verantwortlicher, die erforderliche Entscheidung und ein geeigneter Nachweis festgelegt.
Erfahrungen aus dem Betrieb fließen in die Bewertung zurück. Ein geänderter Arbeitsablauf kann eine Erweiterung erforderlich machen; ein entfallener Bedarf kann zur Ablösung führen. Zur geordneten Außerbetriebnahme gehören auch die weitere Behandlung der Daten, die Aufhebung von Berechtigungen und die Bereinigung von Abhängigkeiten.
Zwei Hauptbereiche
Anwendungen entwickeln erschließt das Wissen aus dem Fachbereich. Anforderungen werden verständlich beschrieben, Prototypen begrenzt und Ergebnisse gegen fachliche Erwartungen geprüft. Microsoft Excel, Microsoft Access, Low-Code, No-Code und künstliche Intelligenz sind mögliche Werkzeuge. Die Wahl richtet sich nach Aufgabe und Rahmenbedingungen.
Anwendungen betreiben macht die dauerhafte Nutzung verläßlich. Dazu gehören Verantwortlichkeit und Vertretung, kontrollierte Änderungen, Wartung, die Behandlung von Störungen, Berechtigungen und eine geprüfte Wiederherstellung. Auch eine kleine Anwendung braucht einen nachvollziehbaren Übergang in den Betrieb.
Befähigung und Zusammenarbeit als Grundlage
Schulungen, Methoden, geeignete Werkzeuge und Vorlagen helfen Mitarbeitern, ihre Aufgaben im Lebenszyklus auszufüllen. Der Erfahrungsaustausch zwischen Fachbereich, Anwendungsbetrieb und zentraler Informationstechnik (IT) sorgt dafür, daß Lösungen verständlich bleiben und vorhandene Fähigkeiten genutzt werden. Der Umfang der Unterstützung wächst mit Bedeutung und Komplexität der Anwendung.
Ein praktischer Einstieg ist ein kurzer Anwendungssteckbrief. Er hält Zweck, Nutzer, Daten, Verantwortlichen und die wichtigsten Abhängigkeiten fest. Von dort aus läßt sich bestimmen, welcher Entwicklungsschritt und welche Betriebsgrundlagen als nächstes benötigt werden.