Eine Änderung kann fachliche Ergebnisse, Daten oder andere Arbeitsschritte beeinflussen. Im Grassroot-Konzept wird deshalb vor der Übernahme festgehalten, weshalb sie benötigt wird und welche Bestandteile betroffen sind. Die aktuell freigegebene Fassung muß für die Nutzer eindeutig erkennbar sein.
Den Zusammenhang festhalten
Ein Änderungsnachweis nennt Anlaß, bisherige und neue Fassung, tatsächliche Anpassung, Prüfergebnis und Freigabe. Eine verständliche Quellablage hilft, Unterschiede nachzuvollziehen. Für die betriebliche Nutzung werden außerdem die passenden Einstellungen und Abhängigkeiten benötigt.
Eine neue Fassung wird an geeigneten Beispielen geprüft. Verändert sich beispielsweise eine Eingabespalte, werden davon abhängige Importe, Berechnungen und Ausgaben betrachtet. Die Prüfung und Freigabe bezieht sich auf genau die Fassung, die anschließend verteilt wird.
Einführung und Rückweg verbinden
Vor der Einführung wird geklärt, wie die bisherige Nutzung ersetzt wird und wie bei einem Fehler gehandelt wird. Ein Rückweg kann zusätzlich eine passende Datenfassung oder einen gesonderten Umgang mit zwischenzeitlichen Änderungen erfordern. Die vorhandenen Geschäftsdaten werden dabei erhalten.
Microsoft ordnet Änderungs- und Freigabemanagement ebenfalls dem Lebenszyklusmanagement von Anwendungen zu. Das konkrete Verfahren im Grassroot-Konzept richtet sich nach Anwendung und Organisation. Im Betrieb werden Änderungen und erkannte Störungen gemeinsam nachgehalten.