Ein Prototyp macht eine Idee greifbar. Er zeigt, ob sich ein fachlicher Ablauf sinnvoll unterstützen läßt. Für die dauerhafte Nutzung müssen zusätzlich die fachlichen Erwartungen, die Grenzen und der spätere Betrieb geklärt werden. Grassroot IT verbindet diese Aufgaben über den gesamten Lebenszyklus.
Bedarf und Alternativen klären
Am Anfang steht eine konkrete Aufgabe. Wer erledigt heute welche Arbeit und was soll besser werden? Ein Beispiel mit Eingaben und einem erwarteten Ergebnis hilft, diese Frage präzise zu beantworten. Zugleich wird geprüft, ob bereits eine geeignete Anwendung existiert oder eine vorhandene Lösung angepaßt werden kann.
Der erwartete Wertbeitrag sollte beobachtbar sein. Bei einer monatlichen Auswertung könnte dies eine kürzere Bearbeitungszeit oder eine verläßlichere Abstimmung sein. Dabei zählen auch Pflegeaufwand, Datenbeschaffung und Abhängigkeiten. Der Verantwortliche hält fest, nach welchen Kriterien später entschieden wird, ob die Anwendung ihren Zweck erfüllt.
Einen überschaubaren Ausschnitt entwickeln
Der erste Prototyp bearbeitet einen begrenzten Anwendungsfall. Fachliche Regeln, Bedienung und Datenzugriff werden so aufgebaut, daß Änderungen nachvollzogen werden können. Das gilt für eine Arbeitsmappe in Microsoft Excel ebenso wie für eine Anwendung in Microsoft Access oder einen mit Low-Code erstellten Ablauf.
Für den Prototypen werden geeignete Beispieldaten verwendet. Vertrauliche Daten und Zugangsdaten gehören in die dafür freigegebenen Verfahren. Schon jetzt wird festgehalten, welche Voraussetzungen die Lösung benötigt und welche Fehlerfälle noch nicht abgedeckt sind.
Gegen fachliche Erwartungen prüfen
Prüfungen beginnen mit unabhängig festgelegten Sollwerten. Neben einem normalen Ablauf gehören leere oder ungeeignete Eingaben, doppelte Datensätze und unterbrochene Verarbeitung dazu. Ein wiederholter Lauf darf beispielsweise keine unbemerkten doppelten Buchungen erzeugen. Die Auswahl der Prüfungen richtet sich nach der konkreten Aufgabe und den möglichen Folgen eines Fehlers.
Ein kurzes Prüfprotokoll nennt die geprüfte Fassung, die verwendeten Beispiele, die erwarteten und tatsächlichen Ergebnisse sowie offene Einschränkungen. Wer fachlich abnimmt und ob eine unabhängige Prüfung erforderlich ist, wird nach den betrieblichen und sonstigen maßgeblichen Vorgaben bestimmt.
Einführung und Betrieb verbinden
Vor der Einführung werden ein Verantwortlicher, eine Vertretung und der freigegebene Ablageort benannt. Eine kurze Anleitung beschreibt Nutzung, Fehlermeldungen und Wiederherstellung. Für eine Änderung muß erkennbar sein, welche Fassung ersetzt wird und wie bei einem Fehler zum vorherigen Zustand zurückgekehrt werden kann.
Nach der Einführung wird der tatsächliche Nutzen überprüft. Änderungen durchlaufen erneut den passenden Prüf- und Freigabeweg. Entfällt der Bedarf, werden Daten, Zugänge und Abhängigkeiten geordnet behandelt. Die Konzeptübersicht zeigt diese Schritte im Zusammenhang; der Beitrag Anwendungen verläßlich betreiben vertieft die Betriebsgrundlagen.
Weiterführende Quelle
Microsoft beschreibt das Lebenszyklusmanagement für seine Plattform einschließlich Anforderungen, Entwicklung, Prüfung, Einführung und Wartung in der Übersicht zum Application Lifecycle Management. Die hier vorgeschlagene Grassroot-Arbeitsweise ist eine eigene, werkzeugübergreifende Einordnung.