Eine Anwendung wird außer Betrieb genommen, wenn ihr Zweck entfällt oder eine andere Lösung die Aufgabe übernimmt. Im Grassroot-Konzept ist dies eine bewußte Entscheidung im Lebenszyklus. Sie betrifft auch die Daten und die von der Anwendung abhängigen Arbeitsvorgänge.
Nachfolge und Daten klären
Zunächst wird bestimmt, wer die bisherige Aufgabe künftig erfüllt. Bei einer Übernahme werden benötigte Daten und Ergebnisse abgestimmt. Aufbewahrungspflichten, nachvollziehbare Geschäftsvorgänge und noch offene Anliegen werden berücksichtigt. Wer später auf aufbewahrte Daten zugreifen darf und wie dies möglich bleibt, wird festgelegt.
Nicht mehr erforderliche Daten werden nach dem freigegebenen Verfahren behandelt. Welche Lösch- oder Bereinigungsmethode geeignet ist, hängt vom Speicher und der Schutzbedürftigkeit ab. Das National Institute of Standards and Technology (NIST) erläutert in SP 800-88, Revision 2 ein entsprechendes, an Informationen und Datenträgern ausgerichtetes Vorgehen. Die bloße Entfernung eines Verweises auf eine Datei ist kein Nachweis ihrer sicheren Bereinigung.
Den Abschluß nachvollziehbar machen
Zugänge, geplante Läufe und Verbindungen zu anderen Anwendungen werden überprüft und im autorisierten Umfang aufgehoben. Nutzer und betroffene Verantwortliche erhalten die für ihre Arbeit notwendigen Angaben zur Ablösung. Ein kurzer Abschlußnachweis hält Entscheidung, Datenbehandlung, verbleibende Aufbewahrung und die verantwortliche Stelle fest.
Der Wertbeitrag bleibt bis zum Abschluß ein Maßstab: Eine bisherige Lösung wird so abgelöst, daß notwendige Leistungen der Organisation weiter erbracht werden können.