Eine vorhandene Anwendung in Microsoft Access kann gewachsenes Fachwissen enthalten. Im Grassroot-Konzept wird zunächst verstanden, welche Aufgaben sie erfüllt und welche Ergebnisse benötigt werden. Daraus ergeben sich die erforderlichen Verbesserungen und die passende technische Ausgestaltung.
Daten und fachliche Regeln verstehen
Microsoft beschreibt ein Datenmodell mit Tabellen, eindeutigen Schlüsseln und Beziehungen als Grundlage des Datenbankentwurfes. Die Herstellerdokumentation zum Datenbankentwurf erläutert diese Zusammenhänge. Für die konkrete Anwendung wird geprüft, welche Daten zusammengehören und welche Regeln ihre Bearbeitung begrenzen.
Formulare und Abfragen werden an fachlichen Beispielen geprüft. Dazu gehören doppelte Eingaben, fehlende Angaben und Änderungen an verknüpften Daten. Eine Anpassung wird auf ihre Auswirkungen auf andere Formulare, Berichte und VBA-Module untersucht.
Architektur und Betrieb aus der Nutzung ableiten
Bei mehreren Nutzern werden Datenablage, gleichzeitige Zugriffe und Verteilung der Programmfassung betrachtet. Microsoft beschreibt die Trennung von Anwendung und Datendatei als eine mögliche Ausgestaltung. Ob sie paßt, wird an Hand der tatsächlichen Umgebung entschieden; die bloße Zahl der Dateien beantwortet diese Frage nicht.
Eine Ablösung oder der Wechsel des Datenbanksystems wird mit Bedarf und Rahmenbedingungen begründet. Für eine weiterbetriebene Lösung werden Verantwortung, freigegebene Fassungen und eine geprüfte Wiederherstellung organisiert. So kann die Organisation eine vorhandene Anwendung verständlich und schrittweise verbessern.