Eine Anwendung soll eine konkrete Aufgabe der Organisation verbessern. Ihr Wertbeitrag kann beispielsweise in verläßlicheren Ergebnissen, weniger manuellen Übertragungen oder kürzeren Bearbeitungszeiten liegen. Im Grassroot-Konzept wird dieser Nutzen bereits beim Bedarf beschrieben und im späteren Betrieb überprüft.
Nutzen und Aufwand zusammen betrachten
Zunächst wird der heutige Arbeitsablauf festgehalten. Was gelingt bereits, wo entstehen Fehler und welche Verbesserung wird erwartet? Ein ausdrücklich angenommenes Beispiel: Benötigt eine Monatsauswertung heute zwei Stunden und künftig eine Stunde, ist die gewonnene Zeit ein möglicher Nutzen. Hinzu kommen jedoch Entwicklung, Pflege, Schulung und die Kontrolle der Ergebnisse. Eine Rechnung muß diese Aufwände mitbetrachten.
Vor einer Eigenentwicklung werden vorhandene Lösungen, eine Vereinfachung des Arbeitsablaufes und die Übernahme einer bereits verfügbaren Anwendung geprüft. Der Verantwortliche hält fest, weshalb die gewählte Möglichkeit für den konkreten Bedarf geeignet erscheint.
Die tatsächliche Wirkung prüfen
Nach der Einführung wird an Hand derselben Kriterien geprüft, ob die Verbesserung eingetreten ist. Verändert sich die Aufgabe oder wird eine Lösung kaum noch gebraucht, wird über Anpassung, Zusammenlegung oder Außerbetriebnahme entschieden. Der Anwendungssteckbrief hält Zweck und Verantwortlichen fest.
Die öffentliche Beschreibung von ISO/IEC 38500:2024 ordnet die wirksame und verantwortliche Nutzung von Informationstechnik der organisatorischen Steuerung zu. Die hier beschriebene Nutzenbewertung ist unsere praktische Ausgestaltung im Grassroot-Konzept.