Eine Arbeitsmappe in Microsoft Excel kann mit wenigen Berechnungen beginnen und später die Grundlage für wichtige Entscheidungen bilden. Eine Datenbank in Microsoft Access kann zunächst einem Mitarbeiter helfen und bald von einem ganzen Team genutzt werden. Für Grassroot IT ist entscheidend, welche Aufgabe die Lösung tatsächlich übernimmt und wer auf ihre Ergebnisse angewiesen ist.
Die betriebliche Bedeutung erkennen
Eine hilfreiche Frage lautet: Welche Arbeit bliebe liegen oder würde fehlerhaft ausgeführt, wenn die Datei morgen nicht mehr nutzbar wäre? Wird damit beispielsweise eine Zahlung vorbereitet, eine Bestandsliste geführt oder ein Bericht erstellt, dann trägt die Lösung eine betriebliche Aufgabe. Ihre Bedeutung ergibt sich aus dieser Verwendung.
Auch ohne Makro oder Programmcode können Regeln in einer Arbeitsmappe stecken: Formeln, Verknüpfungen, Auswahllisten und manuelle Bearbeitungsschritte bilden zusammen einen Ablauf. Dessen richtige Ausführung muß ebenso verständlich sein wie die Funktion eines selbst geschriebenen Programms. Eine funktionierende Datei allein erklärt noch nicht, welche Ergebnisse fachlich richtig sind.
Mit einem kurzen Steckbrief anfangen
Für eine erste Einordnung genügen wenige zusammenhängende Angaben. Welchen Zweck erfüllt die Anwendung? Wer nutzt sie und wer ist fachlich verantwortlich? Welche Daten gehen hinein und welche Ergebnisse entstehen? Welche anderen Dateien, Dienste und Arbeitsschritte hängen davon ab? Diese Angaben bilden einen Anwendungssteckbrief, der gemeinsam mit der Anwendung gepflegt wird.
Als Beispiel kann eine wöchentliche Auswertung offener Posten dienen. Der Steckbrief benennt die Datenquelle, den zuständigen Mitarbeiter, die erwartete Abstimmung mit der Buchhaltung und den Empfänger der Auswertung. Er hält auch fest, was bei einer ausgefallenen Datenlieferung zu tun ist. So wird sichtbar, an welchen Stellen eine Prüfung oder Vertretung benötigt wird.
Den Aufwand nach der Bedeutung bemessen
Eine wenig genutzte persönliche Arbeitshilfe braucht einen anderen Umfang an Prüfung und Dokumentation als eine Anwendung für einen wichtigen Geschäftsprozeß. Maßgeblich sind die Verwendung, die verarbeiteten Daten und die möglichen Folgen eines Fehlers. Ein kurzer, tatsächlich genutzter Nachweis kann dabei hilfreicher sein als ein umfangreiches Dokument, dessen Angaben niemand pflegt.
Der nächste Schritt besteht darin, eine fachliche Erwartung mit einem Beispiel und einem bekannten richtigen Ergebnis festzuhalten. Daraus entstehen die ersten sinnvollen Prüfungen. Wie die Lösung anschließend geordnet eingeführt wird, beschreibt der Beitrag Vom Prototypen zur verläßlichen Anwendung.